Event Sales Coordinator (m/w/d)

Die steife Brise im Haar, während Möwen und „dicke Pötte“ im Hafen kreuzen. Mittendrin die Elbphilharmonie, mit einem der schönsten Lifestyle-Hotels der Stadt, dem The Westin Hamburg! Angefangen bei den 244 eleganten Zimmern und 830m² moderner Eventfläche, über die regionale "Hanseatic Bistronomy" im Fang & Feld bis hin zum Sundowner auf Augenhöhe mit den Elb-Kapitänen in der Blick Bar. Wir bieten nicht nur unvergessliche Erlebnisse, sondern auch eine spannende Karriere am schönsten Arbeitsplatz der Stadt. Der erste Eindruck zählt bei unseren Gruppen und Eventbuchungen. Sie sind in engem Kontakt mit unseren Kunden und stehen ihnen bei allen Fragen rund um ihr Event mit Rat und Tat zur Seite. Zusammen mit unserem Convention Sales Team geben Sie alles, damit jedes Event perfekt über die Bühne geht. Denn Sie wissen: Es sind die kleinen, aber feinen Details, die eine Veranstaltung unvergesslich machen. Sie widmen jedem Kunden die gebührende Aufmerksamkeit. Mit Liebe hergerichtete Veranstaltungsräume. Ein hochwertiges Speisen- und Getränkeangebot, das keine Wünsche offenlässt. All das dürfen unsere Veranstaltungsgäste ganz selbstverständlich erwarten – und noch vieles mehr! Sie sorgen mit Organisationsgeschick und Ihrem freundlichen Wesen dafür, dass jeder Aufenthalt in bester Erinnerung bleibt – immer und immer wieder.   So sieht Ihr Tag aus

• Sie arbeiten im Event Planing Team, einem Teil des Convention Sales Teams und sind somit im direkten Kontakt mit unseren Kunden und Partnern um eine erfolgreiche und unvergessliche Veranstaltung oder Gruppenbuchung zu planen
• Nach Vertragsabschluss übernehmen Sie im Hotel gebuchte Gruppen, Tagungen und Veranstaltungen von unserem Event Booking Center Team und sind für die Detailplanung zuständig, um einen reibungslosen Veranstaltungsablauf zu gewährleisten
• Sie planen Zimmerbuchungen für Gruppen und blockieren diese in unserem Buchungssystem
• Sie besprechen Speisen – und Getränkewünsche, Bestuhlungsformen und komplette Tagungsabläufe und fungieren als Verbindung zwischen unseren Kunden und den operativen Abteilungen des Hotels
• Sie lieben die Vielfältigkeit, die die Stadt Hamburg seinen Besuchern bietet und koordinieren Rahmenprogramme der Gruppe auch außerhalb des Hotels, wenn der Kunde es wünscht
• Für Interessenten gestalten Sie aktiv unsere Hausführungen
• Sie arbeiten eng mit den operativen Abteilungen des Hotels zusammen und erstellen die Kommunikation der Veranstaltung an unsere Teams (BEO´s, Vorstellung der Gruppe in Meetings)
• Sie behalten den Überblick über Ihre Veranstaltung oder Gruppe von der Planung bis zur Rechnungserstellung